عنوان مقاله: فنون تجزیه و تحلیل شغل

مولف: بهاره حمزئی (مهندس صنایع-برنامه ریزی و تحلیل سیستمها)

موضوع: مدیریت منابع انسانی

سال انتشار(میلادی): 2012

وضعیت: تمام متن

چکیده: مدیریت منابع انسانی و تحقق اهداف پرسنلی مستلزم تحقیق، بررسی، شناسایی دقیق مشاغل موجود در یک سازمان و تهیه شرح شغل و شرایط احراز شغل است که این امر از طریق بکارگیری روش های تجزیه و تحلیل شغل و درادامه طرح طبقه بندی مشاغل صورت می گیرد. فعالیت های مربوط به اداره کارکنان باید بر اساس کارشکافی و تجزیه تحلیل شغل صورت گیرد. بدین معنی که کارمند یابی یا تدارک نیرو، استخدام، پرداخت، تشویق و ... بستگی به کار شکافی دارد. تجزیه و تحلیل شغل باید برای منحصر کردن ابعاد کفایتها، ویژگیها و معیارهای مهم عملکرد موفقیت آمیز شغلی و با هدف مشخص کردن عواملی که باید بررسی شود، انجام شود. در این مقاله سعی شده است ابتدا تعریفی از تجزیه و تحلیل شغل ارائه شود و هدف از تجزیه و تحلیل شغل تبیین شود. مزایا و مشکلات پیاده سازی تجزیه و تحلیل شغل بطور خلاصه ذکر می گردد. با توجه به کاربردی بودن پیاده سازی تجزیه و تحلیل در زمینه انتخاب، آموزش، ارزیابی عملکرد، ارزیابی شغل و تعیین دستمزد، کاهش نرخ حوادث و مشخص شدن مدیریت پیشرفت شغلی گامهای اساسی در پیاده سازی تجزیه و تحلیل شغل تشریح می گردد. شایان ذکر است که تحلیل شغل، روشی است که امکان کسب اطلاعات لازم در مورد یک شغل بوسیله روشهای متفاوت از قبیل مشاهده، مصاحبه و پرسشنامه فراهم می کند. یافته های پژوهش نشان می دهد، طبقه بندی و ارزیابی مشاغل با کارشکافی آغاز می شود. در واقع کارشکافی فنی است که بوسیله آن میتوان خصوصیات شاغلین را با مشاغل کاملا" منطبق نمود. همچنین ذکر این نکته ضروری است که استفاده یک تکنیک یا گام صرفا در رسیدن به نتایج مطلوب در تجزیه و تحلیل شغل کافی نمی باشد و هیچکدام از روشها بطور جداگانه بر روش دیگر برتری ندارد بلکه استفاده از هر تکنیک یا روش باید دربرگیرنده پاسخ به سوالاتی از قبیل چه اطلاعاتی مورد نیاز است، منابع اطلاعاتی مورد نیاز کدام است، با چه روشی میتوان اطلاعات مورد نیاز را جمع آوری کرد، باشد.

واژه های کلیدى : تجزیه و تحلیل شغل. ارزیابی عملکرد. پرسشنامه PQA .کارشکافی

1-تعریف و اهداف تجزیه و تحلیل شغل:

 تجزیه و تحلیل شغل فرآیند جمع آوری اطلاعات، تجزیه و تحلیل اطلاعات و مرتب کردن اطلاعات در زمینه مشاغل موجود در یک سازمان که هم اکنون اجرامی شود، است. هدف از تجزیه و تحلیل شغل برای دستیابی به موارد زیر        می باشد:

1.    شرح خلاصه فعالیتها و مسئولیتهای هر شغل(job deion)

2.    رابطه بین مشاغل(job relationship)

3.    دانش، مهارتهای لازم برای تصدی شغل( job knowledge.infotmation)

4.    شرایط کاری و محیطی مورد نیاز هر شغل(job condition)

کاربردها و ارتباط تجزیه تحلیل شغل با دیگرحوزه های منابع انسانی به شرح شکل شماره 1 می باشد:

(شکل شماره 1)

2-مزایای تجزیه تحلیل شغل به شرح ذیل می باشد:

1-    انتخاب: ویژگیهای ضروری شغل، انجام رضایت بخش کار مشخص می شود و روش های استخدامی اصلاح می گردد.

2-     آموزش: در بند آموزش در زمینه در انجام نیازسنجی آموزشی مفید می باشد.

3-    ارزیابی شغل و تعیین دستمزد: امکان تعیین درست ارزش پولی هر شغل با تجزیه تحلیل شغل قابل ارزیابی    می باشد.

4-    ارزیابی عملکرد: تجزیه و تحلیل شغل مکمل دستورالعمل ارزیابی عملکرد و سنجش فعالیتهای کارکنان است که از این طربق می توان با احتیاجات شغلی افرادآشنا شد.

5-    ایمنی و بهداشت: تجزیه تحلیل شغل در زمینه ایمنی و بهداشت، می تواند در کاهش نرخ حوادث و افزایش ایمنی شرایط کاری کاربرد باشد.

6-     مطالعات حرکت و زمان (زمانسنجی): در این بخش تجزیه تحلیل شغل با کاهش هرگونه زمان و حرکت اضافی در انجام یک فعالیت و کاهش خستگی های ناشی از انجام نادرست فعالیت موجب افزایش راندمان و بهره وری نیروی انسانی می شود.

7-     مدیریت پیشرفت شغلی: فراهم شدن زمینه برای برنامه ریزی و تنظیم جدول پیشرفت کارکنان در طول خدمت و مشخص شدن آینده شغلی پرسنل، از دیگر مزایای تجزیه و تحلیل شغل می باشد.

3-مشکل تجزیه و تحلیل شغل:

تجزیه تحلیل شغل علاوه بر مزایا مذکور در بند بالا، مشکلات و موانعی از قبیل افزایش حس واکنشی و تدافعی کارکنان در هنگام جمع آوری اطلاعات است که می توان با استفاده از توجیح و توضیح اولیه و قبل از شروع انجام هر اقدامی در خصوص پرسش و پاسخ و برگزاری جلسات بصورت آزاد این مشکل را تا حد قابل توجهی کمتر نمود.

4-اقدامات اساسی در تجزیه و تحلیل شغل طبق شکل شماره 2 قابل توصیف می باشد:

(شکل شماره 2)

گام اول: ارزیابی و بررسی اولیه سازمان از نظر وجود مشاغل و تطابق با اهداف سازمان: در گام اول استفاده از چارت سازمانی و توجه به کاربری یک شغل در سازمان مربوطه، تفکیک پست سازمانی از شغل و شناسایی فرایندهای سازمان جهت شناسایی بهتر مشاغل می تواند راهکار مناسبی باشد. شایان ذکر است که در استفاده از چارت سازمانی باید بدلیل تفاوت در عناوین شغلی با آنچه در اجرا در سازمانهای متفاوت دیده می شودتوجه نمود.

گام دوم: مشخص نمودن هدف از انجام فرآیند ارزیابی شغل: این اهداف که غالبا مشترک با اهداف کلی بیان می شود.باید به این نکته توجه داشت که خروجی فرآیند تجزیه و تحلیل شغل ورودی فرآیند ارزیابی شغل، ارزیابی عملکردو .... قرار می گیرد.

گام سوم: انتخاب مشاغل مورد نظر در سطح سازمان: جهت آسان شدن تجزیه تحلیل شغل، دامنه انتخاب مشاغل محدود می شود.

گام چهارم: در گام بعدی با استفاده از روشهای زیر اقدام به جمع آوری اطلاعات می گردد:

4-1-مشاهده مستقیم

4-2- مصاحبه

4-3- پرسشنامه

4-4-مصاحبه گروهی

4-5-نشست با متخصصان و خبرگان

4-6-ثبت وقایع

4-7-پرسشنامه PQA

گام پنجم: تنظیم شرح شغل: در تنظیم شرح شغل، شرح وظایفی یک متصدی شغل در شرایط کاری حاضر که می تواند بصورت یک فرم باشد، شامل مواردی از قبیل شناسنامه شغل، وظایف اصلی شغل(بطور خلاصه)، ارتباطات اداری داخل و خارج و سازمانی، شرح وظایف و مسئولیتها و اختیارات، ضوابطی که متصدی شغل موظف به اجرای آن است و در نهایت محیط و شرایط کاری از نظر ارگونومیک و بهداشتی و ایمنی می باشد.

گام ششم: تنظیم شرایط احراز شغل: این گام، اساسی ترین گام در ارتباط با انتخاب و گزینش نیروی انسانی است، که برای تنظیم شرایط احراز شغل استفاده از اظهارات صاحبنظران و خبرگان و تجزیه و تحلیل اماریکه در آن از طریق علمی ویژگیهای جسمی و روانی مورد نیاز یک شغل و توانایی کارمند مورد بررسی قرار می گیرد، کاربرد دارد.

گام هفتم: طراحی شغل: گام نهایی که طراحی شغل می باشد، می توان از آنالیز و بررسی شرح شغل و شرایط احراز شغل طراحی شغل که بصورت استاندارد در سطح سازمان تهیه می شود. استفاده می شود. غالبا در طراحی شغل از یکی از روش های روش مدیریت علمی، روش انگیزشی، روش سیستمی، روش مبتنی بر ویژگی های انسانی که در ادامه به استخصار در مورد هر یک از روشها توضیح داده خواهد شد، کاربرد دارد.

-    روش مدیریت علمی: در این روش تمرکز بر مطالعات زمانسنجی، جهت حذف زمان بیهوده صرف شده و حرکت اضافه انجام شده می باشد تا بتوان کارها تا حدامکان کوچک و متنوعتر کرد و شغلها تخصصی تر و در عین حال ساده تر(با تعریف دستورالعملهای نحوه انجام کار) انجام شود.

-    روش انگیزشی: در این روش، طراحی شغل با استفاده از نظریه دو عاملی هرزبرگ، فعالسازی و ویژگیهای شغلی درجهت افزایش رضایت کارکنان تدوین میگردد. نظریه هرزبرگ توجه به دو عامل بهداشتی و انگیزشی توجه دارد که در طبق این نظریه فقدان عدم بهداشت در محیط کار موجب نارضایتی می شود ولی وجود بهداشت انگیزه مضاعف شغلی ایجاد نمی کند. این نظریه تاکید بر توسعه شغل و تقویت شغل دارد اعتقاد دارد، تفویض اختیارات به کارکنان بویژه امور مربوط به سرپرستان به کارکنان انتقال یابد.

-    نظریه فعالسازی: در این نظریه افزایش تنوع کاری و کاهش خستگی بااستفاده از ایجاد گردش شغلی مد نظر است که منظور از گردش شغلی جابجایی نیروهای کاری در مشاغل مشابه و ساده و زمانهای مشخص است. که این نظریه دارای موافقان و مخالفانی می باشد که طبق نظر موافقان افزایش انعطاف پذیری سازمانی و کاهش خستگی نتیجه این عملمی باشد و بنابر نظر مخالفان اختلال در امور، کاهش کارایی فرد در جایگاه غیرجایگاه خود، بالارفتن هزینه های آموزشی پیامد اینکار می باشد.

-    نظریه ویژگیهای شغلی: این نظریه اعتقاد به ایجاد حس هویت و باارزش بودن شغل در افراد در جهت دریافت بازخور از عملکرد و اصلاح و بهبود روشهای انجام کار دارد. در حالیکه موافق با نظریه هرزبرگ در جهت افزایش استقلال است با با گردش شغلی تداخل دارد.

-    روش سیستمی: در این روش بجای طراحی تک تک هریک ازمشاغل، تمام مشاغل سازمان را در ارتباط با هم و از نظر ابعاد اجتماعی و فنی مکمل در نظر می گیریم. تا تمام موارد موجود در هریک از مشاغل از همان ابتدای کار توسط انجام دهنده کاراصلاح شود. این روش توجه به کارایی مشاغل دارد.

-   روش مبتنی بر ویژگی های انسانی: توجه به دو عامل جسمانی و روانی در طراحی شغل برای نیروی کاری انسانی از ویژگیهای این روش است.

در ادامه به تشریح گام جمع آوری اطلاعات می پردازیم.

-    مشاهده مستقیم: کلیه فعالیتها،مدت زمان، شرایط کاری، ابزار و تجهیزات،صورت گرفته برای انجام یک کار ثبت می شود. مشاغل ساده که مدت زمان انجام آن کوتاه است شناسایی می شود. غالبا" در این روش از اطلاعات و فرمهای زمانسنجی مهندسین صنایع استفاده می شود. مشاهده مستقیم موجب اختلال در کار کارمندان، عدم ثبت دقیق، نزدیک به واقعیت فعالیتها می شود.

-    مصاحبه: به دو صورت آزاد و بسته و با مصاحبه انفرادی با متصدی شغل یا مصاحبه گروهی با متصدیانی که شغلهای یکسان دارند، انجام می شود. باید توجه داشت که مصاحبه با مدیران و سرپرستان و خبرگانی که آگاهی کامل و ارتباط کامل با شغل دارند. انجام شود. در انجام مصاحبه و تحلیل اطلاعات باید توجه داشت که ارتباط بصورت مستقیم باشد، سوالات واضح و شفاف باشد، زمان مصاحبه تحت کنترل باشد، از اعمال نظرهای شخصی در تحلیل نتایج خودداری شودو درستی داده هارا با سرپرست واحد مربوط کنترل شود.

-    پرسشنامه: در4 الی6صفحه بصورت ساده و قبل فهم جمع آوری گردد. جوابهای کوتاه-عینی(بلی/خیر) و بلند-قضاوتی(تشریحی-نیاز به تجزیه و تحلیل) را در برگیرد.ابتدابصورت آزمایشی اجرا شود و پس از اصلاح نهایی در سطح سازمان جاری شود. از پرکابردترین پرسشنامه ها، استفاده از پرسشنامه های PAQ-Psition Analysis Questionnaire می باشد که در زیر بطور مختصر به نحوه تهیه آن اشاره می شود.

5- موارد مورد اهمیت در تهیه پرسشنامه PAQ:

 در این روش فعالیتهای هر شغل به شش طبقه اصلی شامل منابع اطلاعاتی-35 عنصر/ فعالیتهای فکری-14عنصر/ فعالیتهای جسمانی-49عنصر/ برقراری ارتباط با دیگران-36عنصر/ زمینه های شغلی-19عنصر/ سایر فعالیتهای شغلی-41 عنصر تقسیم می شود. در تهیه پرسشنامه توصیف ابعاد مختلف کار در پاسخهای این پرسشنامه و اشاره به جزئیات فعالیتها تا حد امکان باید مورد توجه قراربگیرد. در تهیه این پرسشنامه این سوالات را در ذهن نگه دارید که چه فعالیتهای عملکردی بحرانی مهم وجود دارد؟ (نه اینکه چه فعالیتهایی که بیشترین وقت شما را می گیرد؟) شما برای اطلاعات مهمی که برای انجام کار نیاز دارید به چه کسی استناد می کنید و چرا؟(منابع و مراجع) آیا فعالیتهای باید کامل شود قبل از اینه شما بخواهید شروع کنید؛ وجود دارد؟(مشخص کردن پیش نیاز فعالیتها) اگر این فعالیتها انجام نشود، چه اتفاقی می افتد؟ شش بند اساسی در تهیه این پرسشنامه به شرح ذیل می باشد.

بند اول: اطلاعات کلی اعم از اسم/ تاریخ امروز/ عنوان شغلی رایج/عنوان شغل در حال انجام(اگر متفاوت است)/نام واحد/دانشگاه/موسسه/نام سرپرست/ اجزا و زیرگروههای شغل/ مدت سابقه کاری در این جایگاه/مدت زمان تحصیلی در دانشگاه درج گردد..

 بنددوم: ارتباطات یک شغل با دیگر مشاغل سازمان /استفاده از چارت سازمانی جهت تعیین سطوح سازمانی مشخص شود.

بند سوم: عملکردهای ذاتی(قابلیت و توانایی)-مسئولیتها مثل توانایی علمی و قابلیتهای جسمی را در این شغل نشان داده شود. لیستی از فعالیتهای وابسته را بر اساس اهمیت تهیه کنید و از آنهایی که مهمتر هستند معین شود. درصدی از زمانی که برای هر فعالیت صرف می شود اندازه گیری و ثبت شود.

بند چهارم: اطلاعات و دانش شغلی که شامل توانایی ها، مهارتها و دانش اختصاصی که هر شغل نیاز دارد ، توضیح داده شود. در مورد واژه ها و اصطلاحات نو فکر شود. در خصوص وجود راهنمای مشخص، مدون و یا قانون و حکمی که می توان به آن مرجعه کرد تا عملیات کاری را فهمید تحقیق و بررسی شود.

 بند پنجم: میزان نیاز ارتباط و تائید کار توسط سرپرست واحد باید مشخص شود. لیستی از راهنماها، مراجع و منابع تکنیکی، آیین نامه ها و احکام و قوانین که می توان بین آنها و عملکرد کاری تطابق برقرار کرد، تهیه شود..

بند ششم: مورد شرایط فیزیکی کاری ،عوامل روحی و فکری موثر بر مشاغل که قاعدتا" براساس آن عملیات کاری انجام می شود و وسایل، تجهیزات و ماشین آلاتی و یا چیزهای مشابهی که نیازاستفاده هستندتحقیق شود.

در این بخش به به تعدادی از تکنیکهای تجزیه و تحلیل مشاغل بصورت موردی اشاره می شود:

1- روش وقایع بحرانی(CIT) Critical Indicent Technique: برگزاری جلسه با خبرگان و متخصصان در جهت ثبت وقایع و رخدادهای رفتاری کارکنان.

2- -تحلیل عملکردی شغل(FJA) Functional Job Analysis: ایجاد تمایز در دو مفهوم که شاغل انجام میدهد و کاری که باید انجام بدهد و امتیازبندی مشاغل براساس مهارتهای عملکردی، محتوایی و انطباقی.

3- متداجزاء کاری (JEM) Job Element Method: شناسایی و تعیین رفتارهای موثر در رسیدن به شغل و انجام موفقیت امیز آن از طریق برگزارس جلسه با خبرگان

4-D.O.T و O*NET: DOT فرهنگ عناوین شغلی امریکا که شرح شغلی حدود 2500 عنوان شغلی در آن وجود دارد. DOT امروزه بدلیل وجود O*NET منسوخ شده است. طرح ملی O*NET بزرگترین منبع اطلاعات مشاغل در کشور آمریکا است که مهمترین بخش و بخش مرکزی این برنامه دیتابیسی از صدها شغل استاندارد شده و توصیف کامل این مشاغل می باشد. این بانک اطلاعاتی که بصورت رایگان در اختیار تمام مردم است دائما در حال بروز رسانی می باشدقابل استفاده در آدرس online.onetcenter.org می باشد. این مدل جنبه های کلیدی یک شغل را توصیف می کند که به مشخصه های شغل معروف هستند.

ذکر این نکته ضروری است که استفاده یک تکنیک یا گام صرفا در رسیدن به نتایج مطلوب در تجزیه و تحلیل شغل کافی نمی باشد و هیچکدام از روشها بطور جداگانه بر روش دیگر برتری ندارد بلکه استفاده از هر تکنیک یا روش باید دربرگیرنده پاسخ به سوالات زیر باشد:

1- چه اطلاعاتی مورد نیاز است؟

2- منابع اطلاعاتی مورد نیاز کدام است؟

3- با چه روشی میتوان اطلاعات مورد نیاز را جمع آوری کرد؟

منابع و ماخذ:

1- دکتر سید رضا سید جوادین -کتاب مبانی مدیریت منابع انسانی- -انتشارات دانشکده مدیریت-دانشگاه تهران

2—ASU-Arizona State Uvinersity Position Analysis Questionnaire

3- سید عمالدین شجاعی و زهره وزیری -مجموعه مقالات گام به گام تا مدیریت موفق منابع انسانی- موسسه مطالعات بهره وری و منابع انسانی

4-محمد رضا زالی- مقاله کار شکافی

بهاره حمزئی-مهندس صنایع-برنامه ریزی و تحلیل سیستمها